Datenschutz

1. Verantwortlicher

dotSource Headquarter GmbH
Goethestraße 1, 07743 Jena
Amtsgericht Jena, HRB 513283
E-Mail: c.groetsch@dotsource.de
Telefon: +49 3641 797 9000

Die dotSource Headquarter GmbH betreibt die Website www.viertaeler-jena.de und ist für die hier beschriebenen Verarbeitungen verantwortlich (vgl. Impressum).

2. Hosting und Server-Logfiles

Die Website wird auf der Infrastruktur der dotSource betrieben (Bereitstellung über Coolify). Bei jedem Aufruf fallen technisch notwendige Server-Logdaten an, etwa IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Statuscode, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Betriebssysteminformationen (User-Agent). Sie dienen dem Betrieb, der Sicherheit und der Fehleranalyse; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb). Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke erforderlich ist. Die Übertragung ist per HTTPS verschlüsselt.

3. Cookies und externe Inhalte

Wir setzen keine Cookies zu Analyse-, Reichweiten- oder Marketingzwecken ein und binden keine Tracking-, Analyse- oder Werbedienste ein. Schriftarten werden von unserem eigenen Server ausgeliefert; es erfolgt keine Verbindung zu Schriftanbietern. Beim reinen Besuch der Website wird kein Cookie gesetzt.

Nur wenn Sie sich für das Interessenten-Portal registrieren oder anmelden, setzen wir die folgenden technisch notwendigen Cookies:

Diese Cookies sind unbedingt erforderlich, damit wir den von Ihnen ausdrücklich gewünschten Dienst (Registrierung und Portal) zur Verfügung stellen können. Rechtsgrundlage für den Zugriff auf Ihr Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, für die damit verbundene Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen, Nutzung des Portals) bzw. lit. f DSGVO (sichere Anmeldung). Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich; deshalb zeigen wir kein Cookie-Banner an.

Terminbuchung im Portal (Microsoft Bookings)

Im Portal kann nach der Anmeldung und der Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse – sofern der Vertrieb einen Buchungslink hinterlegt hat – ein Terminbuchungsformular von Microsoft (Microsoft Bookings) eingebettet angezeigt werden. Sobald es geladen wird, übermittelt Ihr Browser technische Daten (u. a. IP-Adresse) an Microsoft; Microsoft kann dabei eigene Cookies setzen und Daten nach den eigenen Datenschutzhinweisen verarbeiten, auf die wir keinen Einfluss haben. Eingaben im Buchungsformular (z. B. Name, E-Mail, Terminwunsch) verarbeiten wir zur Terminvereinbarung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Auf den öffentlichen Seiten dieser Website werden keine Inhalte von Drittanbietern eingebettet.

4. Anfragen per Formular (Exposé, Bemusterung)

Die Formulare übermitteln Ihre Angaben an unseren Server und leiten sie per E-Mail an c.groetsch@dotsource.de weiter (E-Mail-Versand und Postfach über Microsoft 365). Verarbeitet werden je nach Formular: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (freiwillig), Angaben zu Einkommen, Eigenkapital und Rückrufzeit (Exposé, freiwillig), Wohnungs- und Ausstattungsauswahl (Bemusterung) sowie Ihre Nachricht. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage) und, soweit Sie im Exposé-Formular Ihre Zustimmung erklären, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bearbeitung von Interessentenanfragen).

Speicherdauer: bis zum Abschluss der Anfragebearbeitung, danach gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bzw. bis zu Ihrem Widerspruch oder Löschverlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Auf dem Webserver werden die Formulardaten nur für den Versand verarbeitet und nicht als eigenes Archiv gespeichert.

5. Registrierung und Interessenten-Portal

Welche Daten wir erheben

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Anschrift (Straße, PLZ, Ort) – bei der Registrierung als Pflichtangaben;
• Passwort – gespeichert wird ausschließlich ein nicht umkehrbarer Hash (bcrypt), nie das Passwort selbst;
• von Ihnen vorgemerkte Wohnungen (bis zu fünf) einschließlich eines Hinweises, ob es sich um einen Wartelisten-Eintrag handelt (Wohnung war zum Zeitpunkt des Eintrags reserviert) und welchen Status die Wohnung dann hatte;
• Zeitpunkte (Registrierung, Bestätigung der E-Mail-Adresse, Änderungen), Bearbeitungsstand und interne Vermerke des Vertriebs zu Ihrem Konto;
• nach der Beratung vom Vertrieb freigegebene Unterlagen (Kaufvertrags- und Baubeschreibungsentwurf), in die Ihre Kontaktdaten und die vorgemerkten Wohnungen eingesetzt werden.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihr Portal-Konto anzulegen und zu führen, Ihre Wohnungswünsche vorzumerken, Sie auf eine Warteliste zu setzen, wenn eine Wohnung reserviert ist, Sie zu beraten und Ihnen nach dem Gespräch Unterlagen bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage). Die Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse (siehe unten) und die Missbrauchsabwehr stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bestätigung der E-Mail-Adresse (Double-Opt-In)

Nach der Registrierung senden wir einen Bestätigungslink an die angegebene Adresse. Der Link ist 48 Stunden gültig und kann nur einmal verwendet werden. In unserer Datenbank liegt nur ein Hashwert des Links, nicht der Link selbst. Bis zur Bestätigung stehen Ihnen die Funktionen des Portals (Vormerkungen, Unterlagen, Terminbuchung) nicht zur Verfügung. Die erneute Anforderung des Links ist begrenzt (höchstens einmal pro Minute und fünfmal in 24 Stunden). Wurde eine Adresse versehentlich oder von Dritten angegeben, genügt es, den Link nicht zu verwenden; auf Wunsch löschen wir das Konto.

Passwort vergessen

Über „Passwort vergessen“ senden wir an die E-Mail-Adresse Ihres Kontos einen Link zum Festlegen eines neuen Passworts. Der Link ist 60 Minuten gültig und kann nur einmal verwendet werden; in unserer Datenbank liegt nur ein Hashwert des Links. Nach dem Zurücksetzen werden alle bestehenden Anmeldungen beendet und Sie erhalten eine Bestätigung per E-Mail (ohne Passwort). Die Anforderung ist begrenzt; die Antwort ist unabhängig davon, ob ein Konto zu der Adresse existiert, immer gleich.

Benachrichtigung des Vertriebs

Bei der Registrierung, nach der Bestätigung der E-Mail-Adresse und wenn Sie eine weitere Wohnung vormerken, erhält der Vertrieb eine E-Mail mit Ihren Kontaktdaten, Ihrer Anschrift und den vorgemerkten Wohnungen (einschließlich Warteliste), damit er Sie zeitnah kontaktieren kann.

Missbrauchsabwehr (Begrenzung von Anfragen)

Um Anmelde-, Registrierungs- und Formularmissbrauch zu verhindern, begrenzen wir die Zahl der Versuche. Dazu werden in unserer Datenbank gekürzte Prüfsummen (SHA-256) Ihrer IP-Adresse bzw. E-Mail-Adresse zusammen mit einem Zeitstempel gespeichert, nicht die Angaben im Klartext. Diese Einträge werden nach etwa zwei Tagen im laufenden Betrieb automatisch entfernt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Schutz vor Missbrauch und Angriffen).

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Konto- und Portaldaten, solange Ihr Konto besteht und sie für die Beratung und die Anbahnung eines Erwerbs erforderlich sind. Auf Ihr Verlangen löschen wir Ihr Konto samt der zugehörigen Daten, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Schreiben Sie dazu an c.groetsch@dotsource.de.

Empfänger

• Mitarbeitende des Vertriebs der dotSource, soweit für die Betreuung erforderlich;
• Dienstleister für Betrieb und Hosting der Website und der Datenbank (dotSource-Infrastruktur);
• Microsoft (Microsoft 365) für E-Mail-Versand und -Postfach, und ggf. Microsoft Bookings für die Terminbuchung (siehe Abschnitt 3).

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder der Verkauf Ihrer Daten findet nicht statt.

6. Interessentenliste für spätere Mieter

Auf der Seite „Mieten (Vormerken)“ können Sie sich unverbindlich auf eine Interessentenliste setzen lassen. Das Formular ist von der Kauf-Registrierung getrennt und legt kein Konto im Interessenten-Portal an. Gespeichert wird nur ein Hash des Bestätigungslinks und ein eigener Hash des Widerrufslinks, nicht der Link selbst.

Zwecke und Rechtsgrundlage

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):

• Eintrag in die Interessentenliste – erforderlich, um das Formular abzusenden;
• Newsletter und Bau-Updates – freiwillig; ein automatischer Versand findet in dieser Fassung nicht statt;
• spätere Weitergabe der Kontaktdaten an eine vermietende Stelle oder künftige Eigentümer – freiwillig und gesondert.

Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse, freiwillige Telefonnummer, freiwillige Wohnungswünsche (Wohnung, Flächenband, Zimmerzahl, Nachricht) sowie die Zeitpunkte der Einwilligungen und der E-Mail-Bestätigung. Speicherdauer: bis Sie den Eintrag widerrufen oder wir ihn löschen. Den Widerrufslink erhalten Sie in der Bestätigungsmail. Sie können sich auch an c.groetsch@dotsource.de wenden. Ohne Klick auf den Bestätigungslink gilt der Eintrag nicht als bestätigt. Es entsteht kein Anspruch auf eine Wohnung oder einen Mietvertrag.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Soweit wir eine Verarbeitung auf Ihre Einwilligung stützen, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Sie können einer Verarbeitung, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an die in Abschnitt 1 genannte Stelle.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Thüringer Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit, Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Die Angaben bei der Registrierung und in den Formularen sind freiwillig; ohne die Pflichtangaben können wir Ihr Portal-Konto bzw. Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten. Für die Interessentenliste der Mieter ist die Einwilligung zum Listeneintrag erforderlich, die übrigen Einwilligungen sind freiwillig.

8. Stand

8. November 2026